Eindelijk! Je hebt algemene voorwaarden laten opstellen door een jurist. Dat geeft jou zekerheid, want je kent de spelregels van je bedrijf en straalt dit uit. Maar wist jij dat je algemene voorwaarden na het opstellen niet automatisch geldig zijn bij elke opdracht die je aanneemt? Als je dit niet op de juiste manier doet, loop je dus nog steeds risico op conflicten met opdrachtgevers of klanten. Zonde toch?
Gelukkig is er een makkelijke oplossing voor. In deze blog leg ik uit hoe je jouw algemene voorwaarden geldig maakt, maar ook wanneer deze dus niet geldig zijn.
Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden niet geldig?
Er zijn 2 veel voorkomende situaties waarin jouw algemene voorwaarden niet geldig zijn. Misschien herken je ze wel:
- Je stuurt een offerte naar een potentiële klant, voegt je algemene voorwaarden toe maar vermeld hier niks over in je e-mail.
2. In de offerte die je stuurt voeg je geen algemene voorwaarden toe, omdat deze al op je website staan.
In beide situaties gaat er onbewust iets fout. Want je hebt het toch al bijgevoegd? En klanten kunnen dit toch op je website vinden?
Omdat er in de algemene voorwaarden belangrijke afspraken genoemd worden, is het noodzakelijk om je klant hier bewust van te maken. Dat doe je in 2 stappen: ter hand stellen van algemene voorwaarden en van toepassing laten verklaren.
Hoe moet je algemene voorwaarden ter hand stellen?
Het is een ingewikkelde term, maar gelukkig is het makkelijker dan je denkt. Waar het om draait is dat je jouw potentiële klant duidelijk laat weten waar die jouw algemene voorwaarden kan vinden. Bijvoorbeeld op jouw website.
Maar pas op: als je hier alleen naar verwijst en geen algemene voorwaarden toevoegt, is er altijd een kans dat je achteraf een discussie krijgt. Het kan zijn dat jouw klant de uitleg niet duidelijk vond of je website niet werkte, waardoor jouw klant de algemene voorwaarden niet heeft gevonden.
Om dit te voorkomen, adviseer ik om altijd jouw algemene voorwaarden mee te sturen met de offerte, zodat je daarover geen discussie krijgt. De stap die daarna komt is het van toepassing laten verklaren.
Wat betekent het van toepassing laten verklaren?
Als je deze vaktaal ziet, kan ik me voorstellen dat het je afschrikt. Het klinkt ingewikkeld en je denkt dat het te veel moeite kost. Maar ook deze is weer simpel uit te leggen: vertel je klant dat jullie in deze nieuwe samenwerking, jouw algemene voorwaarden volgen. En als de klant daar akkoord mee is, heb je jouw algemene voorwaarden van toepassing verklaard.
Hoe algemene voorwaarden van toepassing verklaren?
Het van toepassing laten verklaren van algemene voorwaarden kost je geen extra moeite. Je moet jouw klant duidelijk laten weten dat jouw algemene voorwaarden leidend zijn. Voorkom miscommunicatie hierover en communiceer dit met deze 2 zinnen in jouw offerte:
Mijn algemene voorwaarden zijn van toepassing op onze overeenkomst/samenwerking. Door akkoord te gaan met de offerte ga je ook hiermee akkoord.
Op deze manier weet je zeker dat jij het antwoord hebt op de vraag: welke algemene voorwaarden zijn van toepassing?
Conclusie: wanneer zijn mijn algemene voorwaarden geldig?
Door jouw klant duidelijk te vertellen waar jouw algemene voorwaarden te vinden zijn. Als je geen risico wil lopen op miscommunicatie, stuur dan altijd je algemene voorwaarden mee met de offerte. Daarnaast is het ook belangrijk dat je de klant vertelt in de offerte dat jouw algemene voorwaarden leidend zijn.
Heb je een vraag of loop je zelf tegen andere juridische problemen aan? Neem dan hier contact op, want ik help je graag.